Kỹ thuật quản lý thời gian, tập trung làm việc, học tập

Chào các bạn!

Hẳn là khi các bạn ngồi một mình bên chiếc máy tính để học các khóa học như khóa học Giao Tiếp Tiếng Anh Online 360 tại HelloChao hoặc làm các công việc khác trên máy tinh, ít nhiều sẽ bị sao lãng, cảm thấy không thể tập trung hoàn thành bài tập, công việc được.

Mình nhận được khá nhiều câu hỏi về phương pháp quản lý thời gian như thế nào để có thể học tập, làm việc hiệu quả. Có nhiều bạn đã dùng thử qua khá nhiều phần mềm quản lý thời gian như Evernote, ToDoList, Trello, Google Note,… nhưng đều thất bại vì không thể tập trung suy nghĩ làm một việc quá lâu.

Phần lớn mọi người đều đặt quyết tâm để đạt được mục tiêu, vượt qua thử thách nhưng nhanh chóng thất bại trong việc thực hiện kế hoạch. Khi đó, bạn thường tự nhủ, mình chưa sẵn sàng và sẽ làm vào tuần sau, tháng sau, năm sau.

Lý do của sự thất bại này có thể là: Bạn mong muốn đạt được quá nhiều điều trong thời gian ngắn; Bạn chán ngán với những trách nhiệm; Rất khó để thay đổi thói quen cũ. Và một trong những nguyên nhân chính là sự mất tập trung.

Tập trung là bí mật vĩnh cửu của mọi thành công trong cuộc sống – Stefan Wzeig (1881 – 1942)

Sự mất tập trung sẽ khiến chúng ta lãng phí rất nhiều thời gian. Rất nhiều người trong số chúng ta mất cả ngày mà không thể hoàn tất công việc đơn giản mà lẽ ra chỉ cần giải quyết trong 1 giờ đồng hồ.

Tập trung là yếu tố tối quan trọng để nâng cao chất lượng công việc và học tập. Nhưng hầu hết mọi người đều không thể duy trì được sự tập trung liên tục của mình. Đối với các việc đòi hỏi bạn phải làm mỗi ngày như học tiếng Anh và kéo dài cả năm, lại mang tính không cấp bách, sự mất tập trung còn gây ra tác hại vô cùng lớn vì tác hại, hậu quả hầu như là không xảy ra ngay lập tức để cảnh báo bạn, nó chỉ xảy ra âm thầm hằng ngày rồi sớm trở thành thói quen khó bỏ. Cũng giống như việc hút thuốc, họ có thể đọc được dòng chữ cảnh báo ung thư trên bao thuốc, nhưng chả mấy ai quan tâm rồi năm tháng trôi qua, ngày họ bị vấn đề về sức khỏe sẽ đến sớm hơn họ nghĩ, và rồi lại phải tự nói câu “Giá như…”

Steve Jobs từng nói: “Thời gian của bạn là giới hạn, vì vậy, đừng lãng phí nó để sống cuộc đời của người khác”.

Bạn sẽ không thể giao tiếp tiếng Anh thành thạo được được nếu bạn không tập trung hoàn thành các bài tập trong ngày và để thời gian cứ trôi qua. Một năm sau nhìn lại chắc hẳn sẽ rất tiếc vì cơ hội có thể giành được số điểm cao, có  việc làm tốt, được thăng chức, tăng lương có thể đến với bạn nhưng bạn lại để dòng thời gian cuốn đi vì những lần không tập trung cứ thế xảy ra hằng ngày.

Dưới đây là một số cách giúp bạn tập trung tối đa để nâng cao hiệu suất học tập, làm việc:

1. Chỉ làm một việc tại một  thời điểm

Nếu cùng lúc đuổi theo hai con thỏ, chắc chắn bạn sẽ vuột mất cả hai!

Để tập trung cao độ, bạn chỉ nên làm một và chỉ một việc tại một thời điểm. Khi hoàn thành xong rồi mới tới việc khác. Bạn cần phải quản lý thời gian và công việc theo thứ tự ưu tiên. Công việc nào ngắn và có thể hoàn thành nhanh nhất thì ưu tiên làm trước.

Tập trung không chỉ là nói có với những thứ cần thiết mà phải nói không với hàng trăm thứ khác làm bạn phân tâm dù chúng có ích! Nếu tập trung 20% đem lại 80% kết quả, vậy nếu bạn tập trung 100% thì kết quả sẽ như thế nào? Tuyệt đối chỉ làm những việc phục vụ cho ưu tiên hàng đầu, và nghiêm khắc loại bỏ hết tất cả những thứ làm bạn phân tâm.

2. Rèn luyện sự tập trung cho não bộ

Đừng nói bạn không thể tập trung vì những tác động bên ngoài, chừng nào tập trung còn thuộc về phạm trù ý thức thì bạn vẫn có thể kiểm soát hoàn toàn!

Bạn vừa làm việc vừa nghe nhạc, vừa nói chuyện với người bên cạnh, thỉnh thoảng bạn lại nghe điện thoại báo tin nhắn, hay truy cập mạng xã hội như Facebook, xem video trên Youtube, đọc các tin tức lá cải với ý nghĩa chỉ dành vài phút nhưng rồi bạn lại thả lỏng cho tinh thần mình trôi đi mãi theo những thông báo không ngừng hoặc những video list dài bất tận rồi thành thói quen lúc nào không hay.

Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng khi chúng ta đang làm 1 việc gì đó mà có việc khác xen vào (VD như nghe điện thoại) thì bộ não cần ít nhất 15 phút để có thể quay trở lại mạch suy nghĩ, tiếp tục tập trung vào công việc chính.

Rèn luyện sự tập trung cũng giống như luyện tập cơ bắp, nếu rèn luyện đúng đắn, sức mạnh và kích thước sẽ tăng lên. Bạn hãy rèn luyện não bộ của mình bằng cách dùng ý chí để tập trung, tăng thời gian tập trung, loại bỏ những nguyên nhân gây ra sự mất tập trung của bạn. Bạn hãy ghi chép lại sự tiến bộ của mình vào cuối ngày. Hãy tự chấm điểm cho mình, với mỗi công việc xong sẽ được tính một số điểm nào đó. Cuối tuần hoặc cuối tháng tổng kết điểm, tự thưởng cho mình một điều gì đó để khích lệ bản thân.

3. Tạo dựng thói quen tốt cho bản thân

Tạo dựng thói quen mới hàng ngày không khó nếu bạn biết những gì phải làm. Nó đơn giản chỉ cần thời gian và sự kiên trì.  Khi đã có thói quen bạn sẽ dễ dàng tập trung được vào công việc, học tập. Bạn có thể sử dụng Quy Tắc 20 Phút thường được sử dụng bởi các doanh nhân nổi tiếng trên thế giới. Quy tắc này đơn giản là quy trình 3 bước:

  1. Xác định thói quen mục tiêu mới mà bạn muốn tạo dựng.
  2. Dành 20 phút mỗi ngày cho thói quen mục tiêu mới này.
  3. Lặp lại thói quen mục tiêu hàng ngày trong ít nhất 30 ngày.

Trong văn hóa Nhật, triết lý Kaizen được coi là chìa khóa dẫn đến thành công. Cụm từ Kaizen có nghĩa là “Thay đổi để tốt đẹp hơn”. Người Nhật đã áp dụng những ý tưởng của triết lý này để cải tiến quá trình làm việc, thay đổi tính cách, cuộc sống của mình, như ông bà ta thường nói “tích tiểu thành đại”, và theo như nguyên lý triết học Mac – Lenin thì “Những thay đổi đơn thuần về lượng, đến một mức độ nhất định, sẽ chuyển hóa thành những sự khác nhau về chất”. Với “Nguyên tắc một phút”, Kaizen cũng đưa ra các cách giúp cá nhân có thể thay đổi bản thân bằng những “công việc nhỏ” sẽ dần dần kéo đến sự thay đổi lớn sau này:

– Rèn luyện thể thao: Mỗi ngày, tôi sẽ gập bụng 5 lần sau khi ngủ dậy.

– Bổ sung kiến thức: Đọc một trang sách văn học, bách khoa toàn thư mỗi ngày.

– Học ngoại ngữ: Học một từ mới, viết một câu mỗi ngày.

– Bỏ thuốc lá: Hút giảm một điếu mỗi ngày.

– Tránh trầm cảm, cô độc: Dành 2 phút mỗi ngày nghĩ về những kỷ niệm đẹp.

– Tránh cảm giác trì trệ của việc ngồi quá lâu ở văn phòng: Mỗi ngày dành một phút để đi lại, tập động tác thể dục đơn giản, đi cầu thang bộ…

4. Quản lý thời gian, tăng hiệu suất làm việc, học tập với phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro đang được nhiều người trên thế giới sử dụng vì tính hiệu quả của nó. Hàng triệu tổ chức chuyên nghiệp và hàng triệu cá nhân thành công đã và đang thực hành phương pháp này mỗi ngày.

Phương pháp này dành cho tất cả mọi người và thích hợp hơn cả cho những ai thường xuyên làm việc ở văn phòng.

Sử dụng kỹ thuật này cho mọi công việc bạn sẽ thấy ngay sự khác biệt về tính hiệu quả, hiệu suất công việc tăng lên gấp nhiều lần. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả khi bạn dùng để học Khóa học Tiếng Anh Giao Tiếp 360 tại  HelloChao.

1) Pomodoro là gì?

Pomodoro (Đầy đủ theo tiếng Anh là Pomodoro Technique) là 1 phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc.

Năm 1980, khi còn là sinh viên, Francesco Cirillo – CEO của 1 công ty phần mềm người Italia đã nhận thấy sự tập trung của mình thường giảm mạnh sau 1 khoảng thời gian và khi đó ông rất khó để giải quyết các bài tập. Sau đó Francesco Cirillo đưa ra giải pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc thay vì làm việc 1 thời gian dài liên tục.

Trong tiếng Italia Pomodoro có nghĩa là quả cà chua – Lý do là Francesco Cirillo đã dùng 1 chiếc đồng hồ hình quả cà chua để theo dõi thời gian khi sáng tạo ra phương pháp này…

pomodoro-1443683350683-crop-1443683360011Chiếc đồng hồ quả cà chua Pomodoro của Francesco Cirillo

Ông đưa ra cách thức làm việc (học tập) tập trung cao trong thời gian 25 phút sau đó nghỉ ngắn 5 phút và lại bắt đầu 1 phiên làm việc 25 phút mới. Mỗi phiên làm việc 25 phút này, Francesco Cirillo gọi là 1 Pomodoro.

2) 5 bước để thực hiện phương pháp Pomodoro

pomodoro_image-920x552

  1. Quyết định công việc sẽ làm.
  2. Thiết lập bộ đếm thời gian cho phiên làm việc Pomodoro. Theo truyền thống, 1 Pomodoro = 25 phút
  3. Tập trung làm 1 việc duy nhất đã định cho đến khi đồng hồ báo hết Pomodoro.
  4. Nghỉ ngắn từ 3 – 5 phút giữa các Pomodoro.
  5. Sau 4 phiên Pomodoro thì nghỉ dài hơn từ 15 – 30 phút.

3) Các nguyên tắc của phương pháp Pomodoro

  1.  Trong 1 Pomodoro, nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu. Không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro.
  2.  Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian.
  3. Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.
  4. Trong các khoảng thời gian nghỉ, bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều.

4) Giới thiệu về phần mềm TeamViz Pomodoro Timer

phần mềm TeamViz Pomodoro Timer

Có rất nhiều phần mềm để thực hiện việc theo dõi Pomodoro. Bạn có thể tải các phần mềm bằng cách tìm kiếm với từ khóa Pomodoro trên Google hoặc các kho ứng dụng của smartphone như AppStore với Apple, GooglePlay với Android. Nhưng phần mềm TeamViz (trước đây có tên gọi là Pomodoro App) là nổi tiếng và được sử dụng nhiều nhất. Đây là 1 phần mềm theo dõi Pomodoro khá tốt và có hỗ trợ bản miễn phí cho cá nhân.

TeamViz  tương thích với hầu hết các nền tảng phổ biến như Windows, Mac, Android, iOS, Ubuntu… và có khả năng đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị với nhau. Phần mềm này đơn giản và rất dễ sử dụng.

Link tải phần mềm: Click here

Một số tính năng đặc biệt của TeamViz:

  • Quản lý thời gian với phương pháp GTD: Sắp xếp và lên kế hoạch với phương pháp GTD (Getting Things Done) nổi tiếng và cung cấp cho người dùng những lợi ích của kĩ thuật Pomodoro.
  • Offline : Làm việc mà không cần kết nối mạng. Khi ở trên laptop, bạn chỉ cần login vào 1 lần và sau đó bạn có thể làm việc bình thường mà không cần kết nối internet. Trên điện thoại, bạn không cần phải đăng kí 1 tài khoản nếu không cần đồng bộ giữa các thiết bị với nhau.
  • Synchronization : Đồng bộ hóa mọi nơi.
  • Report : Chức năng này giúp bạn tạo ra và xem lại báo cáo kết quả công việc bạn đã sử dụng trong ngày, tuần,  tháng như thế nào. Từ đó bạn có thể nhìn thấy 1 cái nhìn tổng quan về những việc mình làm hằng ngày và rút ra những bài học để tăng hiệu suất làm việc.

Thời gian đầu có thể bạn chưa quen vì còn lạ lẫm. Nhưng bạn hãy cứ tiếp tục, rồi một thời gian sau bạn sẽ nhanh chóng quen thôi và kết quả sẽ rất kì diệu. Bạn hoàn thành hết bài tập, kể cả những việc bạn không hứng thú và vẫn có thời gian cho các hoạt động khác. Nếu bạn dùng để học các bài học trên HelloChao thì TeamViz là một trợ thủ đắc lực. Hãy cố gắng dùng ý chí để tập trung và hoàn thành hết các Task của bạn nhé!

Bạn không cần có tài năng thiên bẩm để đạt được thành công, bởi người tài năng nhất trong số những người thành công là người biết tập trung. Ai cũng có 24 giờ mỗi ngày nên thời gian không hề quý giá, thứ quý giá phải là sức mạnh của thời gian. Mục tiêu của bạn là gì? Hãy tập trung vào những thứ giúp bạn đạt được mục tiêu đó. Hãy nghiêm khắc với bản thân và loại bỏ hết tất cả những thứ làm bạn phân tâm! Bạn không thể biết năng lực của bạn cao đến mức nào cho đến khi bạn thực sự tập trung!

Chúc bạn sử dụng thời gian của mình một cách thông minh nhất!

 

 

Bình chọn bài viết này

Nhận thông tin mới nhất từ
We Love HelloChao

Theo dõi tin tức mới nhất và các kiến thức học tiếng anh từ We Love HelloChao

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Nhận thông tin mới nhất từ
We Love HelloChao

Đăng ký email để cập nhật thông tin và các kiến thức bổ ích mới nhất từ We Love HelloChao